Forma i procedura kontroli
Dokładne przepisy dotyczące kontroli odnajdziesz w dokumencie: System kontroli w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 (załącznik do Instrukcji Wykonawczych Instytucji Zarządzającej Programem Rozwój Polski Wschodniej i Instytucji Pośredniczącej Programu Rozwój Polski Wschodniej)
pobierz plik 
- wersja z 28 czerwca 2010 r. (478 KB)
Ciebie, jako beneficjenta, najbardziej interesuje część dotycząca kontroli projektów.
Kontrola przeprowadzana przez Instytucję Pośredniczącą
Zgodnie z podziałem zadań wynikającym z Porozumienia zawartego pomiędzy Instytucją Zarządzającą a Instytucją Pośredniczącą, do Instytucji Pośredniczącej zostały delegowane funkcje związane z weryfikacją wydatków w ramach wszystkich Priorytetów Programu Rozwój Polski Wschodniej, poza Priorytetem dotyczącym Pomocy Technicznej.
Instytucja Pośrednicząca jest zobowiązana do przeprowadzania weryfikacji sprawdzających czy:
-
towary i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście dostarczone,
-
zadeklarowane przez Beneficjentów wydatki zostały faktycznie poniesione,
-
Wnioski Beneficjentów o płatność są prawidłowe,
-
wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi – w tym z politykami horyzontalnymi Wspólnoty, w szczególności: konkurencji, ochrony środowiska, niedyskryminacji oraz społeczeństwa informacyjnego.
Weryfikacja wydatków (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym – w zależności od przypadku) polega na:
-
weryfikacji formalnej, merytorycznej i finansowej wszystkich Wniosków o płatność składanych przez Beneficjentów;
-
kontroli projektów na miejscu.
W trakcie kontroli projektu na miejscu prowadzona jest:
-
kontrola na próbie dokumentów dotyczących realizowanego projektu zgodnie z przyjętą metodologią doboru próby, chyba że zaistnieją przesłanki do przeprowadzenia całościowej kontroli dokumentów;
-
kontrola faktycznego wykonania zakresu rzeczowego realizacji projektu i postępów z jego realizacji, tj. czy dostawy i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z Umową o dofinansowanie,
-
przewiduje się możliwość zlecenia przeprowadzenia czynności kontrolnych przez Instytucję Pośredniczącą podmiotom zewnętrznym w ramach przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego za uprzednią zgodą Instytucji Zarządzającej.
Instytucja Pośrednicząca ponosi odpowiedzialność za przeprowadzane przez podmioty zewnętrzne w ramach jej obowiązków kontrole.
Kontrola projektów na miejscu
Kontrole na miejscu realizacji projektu są przeprowadzane:
-
na zakończenie każdego projektu – obligatoryjne – przed ostatecznym rozliczeniem projektu,
-
w trakcie realizacji projektu – w przypadku projektów obarczonych ryzykiem – w oparciu o analizę ryzyka oraz metodologię doboru próby projektów do kontroli,
-
doraźnie (w każdym czasie, w trakcie trwania realizacji projektu) – np.: w przypadku zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez Beneficjenta lub wystąpienia istotnych uchybień.
Kontrole na zakończenie realizacji projektu są obligatoryjnie i przeprowadzane po dniu, w którym złożysz w Instytucji Pośredniczącej Wniosek o płatność końcową. Polegają one na sprawdzeniu kompletności całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość wydatków, które poniosłeś. Kontrolę na zakończenie realizacji projektu przeprowadza Instytucja Pośrednicząca. Kontrole te są ujmowane w Rocznym Planie Kontroli Programu Rozwój Polski Wschodniej.
Kontrola projektów będących w trakcie realizacji jest przeprowadzana w przypadku projektów obarczonych ryzykiem. W celu ich wytypowania Instytucji Pośredniczącej przeprowadza analizę ryzyka. Założenia do analizy ryzyka oraz metodologia doboru próby projektów w trakcie realizacji są zatwierdzane przez Instytucję Zarządzającą jako element Rocznego Planu Kontroli Instytucji Pośredniczącej. Wyniki tej analizy są jedną z podstaw przygotowania Harmonogramu kontroli projektów na miejscu przez Instytucję Pośredniczącą.
Kontrole na miejscu w trakcie realizacji projektu mają na celu w szczególności zweryfikowanie prawidłowości realizacji projektu w trakcie jego trwania zgodnie z zasadami prawa wspólnotowego i krajowego oraz Umową o dofinansowanie.
Zakres przedmiotowy kontroli na miejscu powinien co najmniej dotyczyć:
-
zgodności faktycznego postępu realizacji projektu z jego założeniami (m. in. Umową o dofinansowanie),
-
rozliczeń finansowych (weryfikacja dowodów zapłaty i innych dokumentów, potwierdzających fakt dostarczenia zamówionych towarów i usług sprawdzenie czy istnieje wyodrębniona ewidencja księgowa itd.),
-
prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu,
-
prawidłowości udzielania zamówień publicznych – czy stosowałeś przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych przy wyłanianiu wykonawców i dostawców i czy stosowałeś te przepisy prawidłowo,
-
realizacji obowiązków dotyczących sprawozdawczości i działań w zakresie informacji i promocji.
Zakres przedmiotowy kontroli na miejscu powinien także obejmować wizytę w miejscu fizycznej realizacji projektu – jeśli to tylko jest możliwe.
Kontrole doraźne to kontrole nie ujęte w Rocznym Planie Kontroli Programu Rozwój Polski Wschodniej. Potrzeba przeprowadzenia kontroli doraźnej może wyniknąć np.: w sytuacji zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa lub wystąpienia istotnych uchybień.
Kontrola przeprowadzana przez Instytucję Zarządzającą
Instytucja Zarządzająca, w ramach dokonywania przez siebie kontroli, może dokonywać także kontroli projektów na miejscu ich realizacji.
Kontrole te mogą mieć charakter kontroli doraźnych (ad hoc), czyli kontroli nie ujętych w Rocznym Planie Kontroli Programu Rozwój Polski Wschodniej.
Zakończenie
Co do zasady, projekt realizowany w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej musi zachować trwałość przez okres pięciu lat od daty zakończenia realizacji projektu, określonej w Umowie o dofinansowanie projektu.
Pojęcie „trwałości projektu” rozumiane jest jako nie poddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji, tj.:
-
modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu albo powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny
oraz
-
wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo zaprzestania działalności produkcyjnej lub innej, dla której infrastruktura została przeznaczona
Poddanie projektu znaczącej modyfikacji oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pierwszym punkcie i co najmniej jednego z warunków wymienionych w drugim punkcie. Wyjątek stanowią projekty realizowane w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej mające na celu utrzymanie inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez małe i średnie przedsiębiorstwa, okres, przez który taki projekt musi zachować trwałość wynosi 3 lata od daty zakończenia realizacji projektu.