System instytucjonalny

Komitet Koordynacyjny NSS i SRK 

Komitet Koordynacyjny Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia i Strategię Rozwoju Kraju został powołany 11 kwietnia 2007 r. Do jego zadań należały m.in. kontrola i nadzorowanie realizacji Narodowej Strategii Spójności, a także poszczególnych programów operacyjnych.

Przewodniczącym Komitetu był ówczesny Minister Infrastruktury i Rozwoju (obecnie Minister Funduszy i Polityki Regionalnej). W pracach Komitetu uczestniczyli przedstawiciele administracji rządowej, samorządowej oraz partnerzy społeczni i gospodarczy. W obradach Komitetu mogli uczestniczyć również eksperci oraz przedstawiciele innych instytucji, grup społecznych i zawodowych, jednak byli oni tylko obserwatorami – bez prawa głosu, co oznacza, że nie podejmowali uchwał wraz z pozostałymi członkami Komitetu. Posiedzenia Komitetu Koordynacyjnego były zwoływane co najmniej dwa razy w roku.

Do zadań Komitetu należało:

• monitorowanie realizacji Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 oraz poszczególnych programów na podstawie raportów i sprawozdań monitorujących;
• monitorowanie spójności realizowanych polityk w zakresie polityki konkurencyjności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybackiej z polityką spójności oraz innymi politykami rozwojowymi;
• przedstawianie wniosków i rekomendacji wynikajacych z corocznych informacji na temat zgodności działań realizowanych w ramach programów z odpowiednimi politykami Wspólnoty;
• formułowanie opinii i rekomendacji na temat przebiegu wdrażania polityk horyzontalnych w celu zapewnienia spójnej realizacji polityki rozwoju;
• zapewnienie zgodności programów ze Strategią Rozwoju Kraju 2007-2015;
• monitorowanie poziomu wydatków ponoszonych w ramach realizacji polityki spójności, służących realizacji Strategii Lizbońskiej;
• opiniowanie propozycji modyfikacji systemu realizacji Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 i jego usprawnień, wynikających z analiz, raportów i informacji;
• opiniowanie działań naprawczych dotyczących problemów z realizacją programów;
• opiniowanie i zatwierdzanie propozycji przesunięcia środków pomiędzy programami;
• opiniowanie i zatwierdzanie raportu z realizacji programów na potrzeby podziału środków krajowej rezerwy wykonania;
• wydawanie opinii na temat zgodności działań realizowanych w ramach programów krajowych z działaniami realizowanymi w ramach programów regionalnych;
• monitorowanie spójności realizowanych działań w ramach programów celu Konwergencja z działaniami realizowanymi w ramach celu Europejska współpraca terytorialna;
• monitorowanie spójności realizowanych działań w ramach programów celu Konwergencja i celu Europejska współpraca terytorialna z innymi działaniami strukturalnymi;
• monitorowanie spójności realizowanych działań w ramach programów celu Konwergencja i celu Europejska współpraca terytorialna z działaniami realizowanymi ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Instrumentu Finansowego;
• zapewnienie prawidłowości funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli dla poszczególnych programów;
• monitorowanie stosowania zasady równości szans oraz zasady zrównoważonego rozwoju w ramach programów.

Komitet mógł także wykonywać inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji Narodowej Strategii Spójności 2007-2013 oraz Strategii Rozwoju Kraju 2007-2015 - po określeniu ich przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.

Komitet Monitorujący Program Rozwój Polski Wschodniej   

Komitet Monitorujący Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 został powołany Zarządzeniem nr 27 Ministra Rozwoju Regionalnego z  13 listopada 2007 r. w sprawie powołania Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.

Komitet Monitorujący sprawował pieczę nad efektywnością i jakością wdrażania Programu. 

Do zadań Komitetu Monitorującego Program Rozwój Polski Wschodniej należało m.in.:

1. rozpatrywanie i zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów do współfinansowania w ramach Programu oraz zatwierdzanie wszelkich zmian tych kryteriów zgodnie z potrzebami programowania;
2. okresowe badanie postępu w zakresie osiągania szczegółowych celów, określonych w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej na podstawie dokumentów przedkładanych przez Instytucję Zarządzającą;
3. analizowanie rezultatów realizacji Programu, w szczególności osiągania celów wyznaczonych dla każdego priorytetu oraz wyników ocen (ewaluacji) związanych z monitorowaniem realizacji Programu, w szczególności, w przypadku gdy monitoring wykazuje znaczące odstępstwa od początkowo określonych celów lub gdy zgłoszono zmiany do Programu;
4. analizowanie i zatwierdzanie rocznych i końcowych raportów z wdrażania Programu;
5. zapoznanie się z rocznymi raportami z kontroli programu oraz komentarzami Komisji Europejskiej do raportów rocznych i końcowych;
6. przedkładanie Instytucji Zarządzającej propozycji zmian lub analiz Programu ułatwiających realizację celów Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego określonych w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, lub służącym usprawnieniu zarządzania, w tym zarządzania finansowego;
7. analizowanie i zatwierdzanie wszelkich wniosków o zmianę treści decyzji Komisji Europejskiej w sprawie wkładu funduszy;
8. realizacja innych niż wymienione w pkt. 1-7 zadań wskazanych przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, niezbędnych do prawidłowej realizacji Programu 

Instytucja Zarządzająca 

Instytucją Zarządzającą dla Programu był minister właściwy dla rozwoju regionalnego, który odpowiadał za skuteczność, efektywność i prawidłowość zarządzania oraz wdrażania Programu. Obowiązki Instytucji Zarządzającej Programem pełniła jednostka organizacyjna w ramach Ministerstwa Rozwoju (obecnie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej).

Instytucja Zarządzająca (przy udziale Instytucji Pośredniczącej) opracowywała Szczegółowy opis osi priorytetowych dla Programu oraz jego ewentualne zmiany, a także zmiany w samym Programie. Instytucja Zarządzająca była także odpowiedzialna za przygotowanie ogólnych kryteriów wyboru projektów dla Programu (i przedkładała je do akceptacji Komitetu Monitorującego), a we współpracy z Instytucją Pośredniczącą -  wzorów niezbędnych dokumentów oraz wytycznych dla beneficjentów, m.in. wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu.

Ponadto Instytucja Zarządzająca odpowiadała za:

• przygotowanie opisu systemu zarządzania i kontroli Programu,
• opracowanie procedur związanych z zarządzaniem Programem i zatwierdzanie procedur Instytucji Pośredniczącej,
• zapewnienie, że wybór projektów do finansowania następuje zgodnie z kryteriami stosowanymi dla Programu i monitorowanie ich zgodności z odpowiednimi zasadami wspólnotowymi i krajowymi,
• przygotowanie indykatywnej listy projektów indywidualnych Programu,
• organizowanie naborów projektów,
• przekazywanie Komisji Europejskiej informacji na temat dużych projektów,
• zarządzanie środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację Programu,
• opracowanie we współpracy z Instytucją Pośredniczącą prognoz wydatków Programu oraz przekazywanie ich Komisji Europejskiej (za pośrednictwem Instytucji Certyfikującej),
• zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach Programu oraz gromadzenie danych na temat realizacji, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny,
• zapewnienie, że beneficjenci oraz inne organy zaangażowane w realizację działań prowadzą odpowiednią i odrębną księgowość dla projektów objętych dofinansowaniem,
• odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych beneficjentom,
• przestrzeganie limitów użycia instrumentu elastyczności (cross-financing),
• powołanie Komitetu Monitorującego Program i kierowanie jego pracą,
• powołanie, jeśli jest to konieczne, podkomitetów dla poszczególnych osi priorytetowych oraz kierowanie ich pracami,
• przygotowanie sprawozdań z realizacji Programu, które podlegają akceptacji Komitetu Monitorującego, a następnie przekazywane są do Komisji Europejskiej,
• ocenę postępów realizacji Programu,
• przekazywanie Komitetowi Monitorującemu informacji o uwagach Komisji Europejskiej oraz informowanie Komisji Europejskiej o podjętych działaniach w odpowiedzi na jej uwagi,
• prowadzenie ewaluacji Programu zgodnie z wymogami Unii Europejskiej i na podstawie przygotowanego wcześniej planu,
• przygotowanie wspólnie z Instytucją Pośredniczącą planów ewaluacji poszczególnych osi priorytetowych oraz nadzór nad wykonywaniem ewaluacji przez Instytucję Pośredniczącą,
• udział we wdrożeniu i w obsłudze centralnego elektronicznego systemu monitorowania,
• kontrolę realizacji Programu (przygotowuje plan kontroli systemowych i przeprowadza je oraz współpracuje z Instytucją Pośredniczącą w przygotowaniu planu kontroli poszczególnych osi priorytetowych i zatwierdza je, a następnie nadzoruje wykonanie kontroli),
• przygotowanie raportów o nieprawidłowościach oraz przekazywanie ich do uprawnionych instytucji,
• przekazywanie Instytucji Certyfikującej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach wydatków,
• zapewnienie, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów są przechowywane zgodnie z wymogami,
• wspólne (wraz z Instytucją Pośredniczącą) przygotowanie planu komunikacji dla Programu oraz nadzorowanie działań komunikacyjnych prowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą,
• zapewnienie zgodności realizacji Programu z wymogami informowania i promocji.  

Instytucja Pośrednicząca 

Instytucja Zarządzająca powierzyła realizację części zadań Instytucji Pośredniczącej. Dla Programu Rozwój Polski Wschodniej Instytucją Pośredniczącą była Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Obowiązki Instytucji Pośredniczącej w ramach PARP pełniły:

• Departament Infrastruktury Nowoczesnej Gospodarki (priorytety: I, II),
• Departament Projektów Infrastrukturalnych (priorytety: III, IV i V),
• Departament Koordynacji Wdrażania Programów (kwestie horyzontalne).

Instytucja Pośrednicząca odpowiadała za:

• monitorowanie przygotowania projektów indywidualnych (od pre-umowy do umowy o dofinansowanie),
• przeprowadzenie naboru wniosków o dofinansowanie,
• podpisanie umów o dofinansowanie,
• weryfikację wniosków o płatność,
• kontrolę realizacji projektów,
• działania informacyjne i promocyjne,
• monitorowanie i ewaluację realizacji priorytetów.

Instytucja Certyfikująca 

Instytucja Certyfikująca to komórka organizacyjna utworzona przez ówczesnego Ministra Rozwoju Regionalnego (obecnie Minister Funduszy i Polityki Regionalnej) odpowiedzialna za certyfikację wydatków ponoszonych w ramach funduszy europejskich. Byłą ona niezależna od Instytucji Zarządzających poszczególnymi programami operacyjnymi.

Następnie funkcje Instytucji Certyfikującej pełnił specjalnie w tym celu powołany departament Ministerstwa – Departament Instytucji Certyfikującej. Instytucja Certyfikująca odpowiadała w szczególności za:

• opracowanie i przedłożenie Komisji poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność;
• poświadczanie, że deklaracja wydatków jest dokładna, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na dokumentacji, którą można zweryfikować;
• poświadczenie, że zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z projektami wybranymi do finansowania;
• zapewnienie, że otrzymała od Instytucji Zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji wydatków;
• uwzględnianie wyników wszystkich audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność;
• utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej;
• uwzględnianie informacji o wykrytych nieprawidłowościach w programie operacyjnym;
• uwzględnianie wyników kontroli wydatków prowadzonych przez Instytucje Zarządzające;
• opiniowanie wydatków;
• przeprowadzanie w instytucjach zarządzających oraz instytucjach im podległych (lub ewentualnie u beneficjenta) wizyt sprawdzających.

Nadzór Instytucji Certyfikującej był zadaniem jednego z członków Kierownictwa Ministerstwa.

Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IPOC)

W przypadku regionalnych programów operacyjnych Instytucja Certyfikująca przekazała na podstawie zawartego porozumienia część swoich obowiązków do Urzędów Wojewódzkich. Instytucje, które otrzymały takie uprawnienia to tzw. Instytucje Pośredniczące w Certyfikacji.

Instytucja Audytowa 

Dla wszystkich programów operacyjnych zadania Instytucji Audytowej wykonywał Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, którego funkcję pełnił sekretarz lub podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów. Instytucja Audytowa była niezależna od Instytucji Zarządzających, Instytucji Pośredniczących, Instytucji Pośredniczących II stopnia oraz Instytucji Certyfikującej.

Audyt to ocena systemu wykonywana przez niezależne od ocenianego podmiotu osoby lub firmy. Jego celem było sprawdzenie, czy wszystkie czynności związane z wdrażaniem funduszy europejskich w Polsce, były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami.

Zadania Instytucji Audytowej wykonywane były za pośrednictwem jednostek kontroli skarbowej podległych Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów (obecnie Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej) oraz 16 urzędów kontroli skarbowej umiejscowionych na poziomie województwa. W każdym z urzędów kontroli skarbowej zostały utworzone wyodrębnione komórki organizacyjne odpowiedzialne za kontrolę środków pochodzących z Unii Europejskiej.

Instytucja Audytowa odpowiedzialna była za ogół prac związanych z wydaniem zapewnienia, że system zarządzania i kontroli programów operacyjnych spełnia wymogi dotyczące korzystania funduszy europejskich, które zostały zawarte w Rozporządzeniu Rady Unii Europejskiej nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Prace w ramach audytu zgodności przeprowadzane były przez Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii, a opinię podpiswał Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej.

Do głównych zadań Instytucji Audytowej należało w szczególności:

• prowadzenie audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania programu operacyjnego,
• prowadzenie audytów wybranych projektów w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków,
• przedstawianie Komisji Europejskiej strategii audytu (w tym podmiotów, które będą audyt prowadzić, harmonogramu, metodologii),
• regularne przedkładanie Komisji Europejskiej rocznych sprawozdań audytowych w latach 2008-2015,
• wydawanie opinii, czy system zarządzania i kontroli funkcjonuje skutecznie,
• przedłożenie Komisji Europejskiej, nie później niż do 31 marca 2017 r., deklaracji zamknięcia oraz końcowego sprawozdania audytowego.

W ramach wyżej opisanych prac Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej nadzorował, koordynował i zapewniał odpowiednią jakość pracy urzędu kontroli skarbowej. Departament ten mógł wykorzystywać następujące mechanizmy kontroli:

• wprowadzenie systemu zarządzania dokumentacją (w tym określenie kryteriów sporządzania dokumentów, a także ich standaryzacja oraz informatyzacja),
• nadzór nad wykonywaniem prac (przypisanie pracownikom odpowiedzialności za wykonanie zadania i weryfikacja wykonania zadań),
• przeprowadzanie corocznych kontroli jakości wykonanych prac.